Registrierkassenpflicht 2028
Ab dem 01.01.2028 gilt die Kassenpflicht für Gastronomie, Einzelhandel, Dienstleister und weitere Betriebe mit mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz.
Letzte Aktualisierung dieses Artikels: 07.08.2026
Hinweis zum aktuellen Stand: Die Kassenpflicht befindet sich noch im Gesetzgebungsverfahren. Die folgenden Informationen orientieren sich am aktuellen Stand der geplanten Regelung und werden fortlaufend aktualisiert, sobald neue Vorgaben veröffentlicht werden.
Registrierkassenpflicht 2028: Wer über 100.000 € Gesamtumsatz eine Kasse braucht
Ab dem 01.01.2028 wird in Deutschland eine Kassenpflicht für Unternehmen mit mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz eingeführt. Betroffen sind land- und forstwirtschaftliche Betriebe, Gewerbetreibende und Freiberufler. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz im Sinne des § 19 Absatz 2 Satz 1 UStG – nicht nur der Barumsatz oder der Umsatz, der bisher über eine Kasse läuft.
Betroffene Unternehmen müssen ein elektronisches Aufzeichnungssystem einsetzen, das die steuerlichen Anforderungen erfüllt – insbesondere TSE, GoBD, DSFinV-K und eine ordnungsgemäße Erfassung von Bar- und Kartenzahlungen.
Wer bisher mit offener Ladenkasse arbeitet, sollte jetzt prüfen, ob der Betrieb betroffen ist und welches Kassensystem rechtzeitig einsatzbereit sein muss. Auch Betriebe mit vorhandener Kasse sollten kontrollieren, ob ihr System langfristig gesetzeskonform bleibt.
Für bestimmte Branchen, Tätigkeiten und Verkaufssituationen gelten besondere Ausnahmen oder Erleichterungen. Diese werden in der Kassenpflicht-Ausnahmeverordnung geregelt. Dazu gehören unter anderem bestimmte Umsätze außerhalb der eigenen Betriebsstätte, Vertrauenskassen sowie Verkäufe in temporären oder mobilen Einrichtungen. In vielen dieser Fälle entfällt jedoch nur die unmittelbare Erfassung am Verkaufsort. Die Einnahmen müssen anschließend in einem gesetzeskonformen elektronischen Aufzeichnungssystem nacherfasst werden.
Bis zum 31.12.2027 gelten die bisherigen Vorschriften. Unternehmen, die im Kalenderjahr 2027 die Umsatzgrenze überschreiten, müssen ab dem 01.01.2028 ein geeignetes elektronisches Aufzeichnungssystem einsetzen.
✔️ Kassenpflicht ab 01.01.2028
✔️ für Betriebe mit mehr als 100.000 € Gesamtumsatz
✔️ das Kalenderjahr 2027 entscheidet über den erstmaligen Start zum 01.01.2028
✔️ Barzahlungen und Kartenzahlungen betroffen
✔️ offene Ladenkasse für betroffene Betriebe nicht mehr ausreichend
✔️ elektronische Kasse muss TSE, GoBD und DSFinV-K unterstützen
✔️ reguläre stationäre Betriebe benötigen ein TSE-konformes elektronisches Aufzeichnungssystem
✔️ für bestimmte Tätigkeiten und Verkaufssituationen gelten Ausnahmen oder Erleichterungen
✔️ ab 2028 gilt außerdem die elektronische Belegbereitstellungspflicht
Inhaltsverzeichnis
- Online-Check: Ist Ihr Betrieb betroffen?
- Was ist die Registrierkassenpflicht 2028?
- Wer ist von der Kassenpflicht betroffen?
- Was bedeutet mehr als 100.000 € Gesamtumsatz?
- Ab wann gilt die Registrierkassenpflicht?
- Welche Zahlungen müssen über die Kasse erfasst werden?
- Ist die offene Ladenkasse ab 2028 noch erlaubt?
- Welche Anforderungen muss eine elektronische Kasse erfüllen?
- Was gilt heute schon für elektronische Kassensysteme?
- Was ändert sich bei Kassenbons und digitalen Belegen?
- Welche Branchen sind besonders betroffen?
- Wie bereiten Sie Ihren Betrieb richtig vor?
- Mit POSSUM auf die Kassenpflicht 2028 vorbereitet sein
- Häufige Fragen zur Registrierkassenpflicht 2028
- Quellen und aktueller Stand
Was der Referentenentwurf zur Kassenpflicht festlegt
Der Referentenentwurf legt die Einführung der Kassenpflicht zum 1. Januar 2028 fest. Entscheidend für den erstmaligen Start ist der Gesamtumsatz des Kalenderjahres 2027.
Überschreitet ein Unternehmen im Kalenderjahr 2027 die Umsatzgrenze von 100.000 Euro, beginnt die Kassenpflicht am 1. Januar 2028. Wird die Umsatzgrenze erstmals im Kalenderjahr 2028 oder später überschritten, beginnt die Kassenpflicht jeweils am 1. April des folgenden Kalenderjahres.
Die Kassenpflicht endet nicht sofort, wenn der Umsatz anschließend wieder sinkt. Sie endet erst mit Ablauf des dritten aufeinanderfolgenden Kalenderjahres, in dem die Umsatzgrenze nicht mehr überschritten wurde.
Parallel zur Kassenpflicht wird zum 1. Januar 2028 die bisherige Belegausgabepflicht durch eine elektronische Belegbereitstellungspflicht ersetzt. Der elektronische Beleg muss in einem standardisierten Datenformat bereitgestellt werden.
Zusätzlich regelt die Kassenpflicht-Ausnahmeverordnung besondere Ausnahmen und Erleichterungen. Sie betrifft unter anderem bestimmte Plattformgeschäfte, Leistungen außerhalb der Betriebsstätte, Vertrauenskassen, temporäre und mobile Verkaufseinrichtungen sowie besondere Körperschaften.
Für Unternehmen ergeben sich damit klare Vorbereitungsfristen: Wer 2027 mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz erzielt, muss zum Jahreswechsel 2027/2028 ein einsatzbereites und gesetzeskonformes Kassensystem verwenden können.
Die wichtigste Antwort zuerst
Für einen regulären stationären Betrieb gilt: Liegt der Gesamtumsatz im Kalenderjahr über 100.000 Euro, muss ab dem maßgeblichen Starttermin ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet werden. Eine offene Ladenkasse reicht dann nicht mehr aus.
Besonders betroffen sind Unternehmen mit direktem Kundenkontakt und regelmäßigen Kassiervorgängen – zum Beispiel Restaurants, Cafés, Einzelhandelsgeschäfte, Bäckereien, Metzgereien, Friseure, Kosmetikstudios, Imbisse, Kioske, Werkstätten und weitere Dienstleistungsbetriebe.
Die Kassenpflicht betrifft nicht nur Bargeld. Auch Zahlungen mit Debitkarte, Girocard und Kreditkarte müssen über das elektronische Aufzeichnungssystem erfasst und dem jeweiligen Geschäftsvorfall zugeordnet werden. Überweisungen und Lastschriften, die unmittelbar über ein Bankkonto des Unternehmens abgewickelt werden, sind davon zu unterscheiden.
Für bestimmte Umsätze außerhalb einer festen Betriebsstätte, mobile oder temporäre Verkaufseinrichtungen und Vertrauenskassen gelten besondere Erleichterungen. In diesen Fällen kann die unmittelbare elektronische Erfassung am Verkaufsort entfallen. Die Einnahmen müssen jedoch je nach Ausnahme unverzüglich, täglich oder regelmäßig in einem elektronischen Aufzeichnungssystem nacherfasst werden.
✔️ entscheidend ist der Gesamtumsatz im Kalenderjahr
✔️ die Grenze liegt bei mehr als 100.000 €
✔️ betroffen sind Barzahlungen, Debitkarten und Kreditkarten
✔️ Kartenzahlungen müssen sauber dem Kassiervorgang zugeordnet werden
✔️ ausgenommene Umsätze zählen grundsätzlich trotzdem zur Umsatzgrenze
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1. Registrierkassenpflicht 2028: Online-Check
Kassenpflicht 2028: Online-Check
Kassenpflicht ab 2028
Kassenpflicht 2028: Ist Ihr Betrieb betroffen?
Mit diesem Online-Check erhalten Sie eine erste Einschätzung, ob und ab wann Ihr Betrieb ein elektronisches Aufzeichnungssystem benötigt oder ob eine besondere Ausnahme beziehungsweise Erleichterung greift.
Entscheidend sind: der maßgebliche Gesamtumsatz, das Jahr der Überschreitung, die Art Ihres Betriebs und Ihre konkrete Verkaufssituation. Bei genau 100.000 Euro ist die Umsatzgrenze noch nicht überschritten.
- Start zum 01.01.2028 oder zum 1. April eines Folgejahres prüfen
- Ausnahmen für Plattformgeschäfte, mobile Tätigkeiten und Vertrauenskassen berücksichtigen
- offene Ladenkasse und vorhandenes Kassensystem einordnen
- konkrete nächste Schritte für Ihren Betrieb erhalten
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Frage 1
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Hinweis: Der Check bietet eine erste Orientierung und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Einzelfallprüfung. Das gilt besonders bei mehreren Betrieben oder Betriebsteilen, Sonderumsätzen, gemeinnützigen Organisationen, juristischen Personen des öffentlichen Rechts und Plattformmodellen.
Prüfen Sie in wenigen Schritten, ob Ihr Betrieb von der Registrierkassenpflicht 2028 betroffen ist. Entscheidend sind vor allem Gesamtumsatz, Zahlungsarten, aktuelle Kassenführung und der Zeitpunkt, zu dem die Umsatzgrenze überschritten wird.
✔️ Gesamtumsatz prüfen
✔️ Zahlungsarten einordnen
✔️ offene Ladenkasse oder elektronische Kasse bewerten
✔️ Beginn der Kassenpflicht ermitteln
✔️ passende nächsten Schritte erhalten
2. Was ist die Registrierkassenpflicht 2028?
Die Registrierkassenpflicht 2028 bedeutet: Betriebe oberhalb der Umsatzgrenze müssen ihre aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfälle über ein elektronisches Aufzeichnungssystem erfassen. Für betroffene Unternehmen reicht eine rein manuelle Kassenführung mit offener Ladenkasse künftig nicht mehr aus.
Ziel der neuen Kassenpflicht ist eine bessere Nachvollziehbarkeit von Einnahmen, insbesondere in bargeld- und kartenzahlungsintensiven Branchen. Elektronische Kassensysteme erfassen Geschäftsvorfälle strukturiert, schützen Kassendaten über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung und stellen Daten für Prüfungen standardisiert bereit.
Für Betriebe bedeutet das: Die Kasse wird nicht nur zum Zahlungsort, sondern zum zentralen Nachweis- und Dokumentationssystem für Barzahlungen, Kartenzahlungen, Tagesabschlüsse, Belege, Steuerberaterexporte und Betriebsprüfungen.
✔️ Geschäftsvorfälle werden elektronisch aufgezeichnet
✔️ Kassendaten werden durch eine TSE geschützt
✔️ Daten können nach DSFinV-K bereitgestellt werden
✔️ Tagesabschlüsse werden nachvollziehbarer
✔️ Prüfungen durch die Finanzverwaltung werden besser vorbereitet
3. Wer ist von der Kassenpflicht betroffen?
Von der Registrierkassenpflicht betroffen sind Betriebe mit mehr als 100.000 € Gesamtumsatz im Kalenderjahr.
Dazu zählen insbesondere Unternehmen und Selbstständige mit gewerblicher Tätigkeit, freiberuflicher Tätigkeit, land- oder forstwirtschaftlicher Tätigkeit, direktem Kundenkontakt, Barzahlungen, Kartenzahlungen, täglichen Kassiervorgängen, mehreren Verkaufsstellen oder mobilen Verkaufsorten.
Besonders relevant ist die Kassenpflicht für Gastronomie, Einzelhandel, Bäckereien, Metzgereien, Friseure, Kosmetikstudios, Imbisse, Kioske, Foodtrucks, Hofläden, Marktstände, Werkstätten, Dienstleister und viele weitere Betriebe.
Nicht entscheidend ist, ob ein Unternehmen heute bereits eine Kasse nutzt. Entscheidend ist, ob der Gesamtumsatz über der Grenze liegt und ob Geschäftsvorfälle künftig über ein elektronisches Aufzeichnungssystem erfasst werden müssen.
✔️ Gastronomie, Cafés, Bars und Restaurants
✔️ Einzelhandel, Kioske und Fachgeschäfte
✔️ Bäckereien, Metzgereien und Hofläden
✔️ Friseure, Kosmetikstudios und Barber-Shops
✔️ Imbisse, Foodtrucks und Take-away-Betriebe
✔️ Dienstleister und Freiberufler mit Kundenumsätzen
✔️ mobile Verkaufsstellen, Märkte und saisonale Verkaufsflächen
Nicht entscheidend ist, ob der Betrieb heute bereits ein Kassensystem verwendet. Maßgeblich sind der Gesamtumsatz, die Art der Tätigkeit, der Ort der Leistungserbringung und die Zahlungsabläufe.
Bei Leistungen außerhalb der eigenen Betriebsstätte sowie bei temporären oder mobilen Verkaufseinrichtungen gelten besondere Erleichterungen. Betroffene Unternehmen müssen dann häufig keine elektronische Kasse am jeweiligen Verkaufsort vorhalten. Die Einnahmen müssen jedoch anschließend in einem elektronischen Aufzeichnungssystem nacherfasst werden.
Auch Vertrauenskassen können von der unmittelbaren Kassenpflicht ausgenommen sein. Voraussetzung ist eine regelmäßige elektronische Nacherfassung der Einnahmen und eine Dokumentation des Einsatzes der Vertrauenskasse.
Welche Ausnahmen gelten bei der Kassenpflicht?
Die Kassenpflicht-Ausnahmeverordnung regelt besondere Fälle, in denen eine uneingeschränkte Kassenpflicht zu einem unverhältnismäßigen Aufwand führen würde.
Dabei muss zwischen einer vollständigen Befreiung und einer Erleichterung bei der unmittelbaren Erfassung unterschieden werden. In vielen Fällen entfällt lediglich die Pflicht, am jeweiligen Verkaufsort ein elektronisches Aufzeichnungssystem mitzuführen. Die Einnahmen müssen anschließend trotzdem elektronisch nacherfasst werden.
Vollständig von der Kassenpflicht ausgenommene Bereiche
Kreditinstitute und beaufsichtigte Versicherungsunternehmen sind von der Kassenpflicht befreit.
Ebenfalls ausgenommen sind Unternehmen, die ihre Leistungen ausschließlich über bestimmte gesetzlich definierte elektronische Schnittstellen oder Plattformen erbringen. Die Ausnahme kann auch für einen gesondert geführten Betrieb oder Betriebsteil gelten, wenn ausschließlich dieser Betriebsteil über eine entsprechende Schnittstelle oder Plattform tätig ist.
Die Plattformausnahme greift nur bei einer ausschließlichen Tätigkeit über die gesetzlich erfasste Schnittstelle oder Plattform. Ein Unternehmen mit gemischten stationären und digitalen Umsätzen ist deshalb nicht automatisch insgesamt von der Kassenpflicht befreit.
Vor der Inanspruchnahme der Plattformausnahme ist eine elektronische Mitteilung an das zuständige Finanzamt erforderlich.
Leistungen außerhalb der eigenen Betriebsstätte
Unternehmer, die selbst oder durch ihre Mitarbeiter Leistungen außerhalb der eigenen Betriebsstätte erbringen und die Zahlung dort entgegennehmen, müssen am auswärtigen Leistungsort keine elektronische Kasse mitführen.
Die dort erzielten Einnahmen müssen unverzüglich nach der Rückkehr in die feste Betriebsstätte in einem elektronischen Aufzeichnungssystem nacherfasst werden.
Auch diese Ausnahme muss vor ihrer erstmaligen Inanspruchnahme elektronisch an das zuständige Finanzamt gemeldet werden.
Typische Anwendungsfälle sind beispielsweise Dienstleistungen oder Verkäufe beim Kunden, auf Veranstaltungen oder an vorübergehenden Einsatzorten.
Temporäre oder mobile Verkaufseinrichtungen
Für Zahlungen, die in temporären oder mobilen Einrichtungen entgegengenommen werden, entfällt die unmittelbare Kassenpflicht am jeweiligen Verkaufsort.
Dazu können insbesondere mobile oder saisonale Verkaufsstände und Marktstände gehören. Die dort erzielten Einnahmen müssen täglich in einem elektronischen Aufzeichnungssystem nacherfasst werden.
Die Umsätze bleiben bei der Berechnung der Umsatzgrenze von 100.000 Euro zu berücksichtigen.
Vertrauenskassen
Eine Vertrauenskasse liegt vor, wenn Kunden bei Abwesenheit eines Verkäufers oder Kassierers das geforderte Entgelt in ein dafür vorgesehenes Behältnis einlegen.
Die Vertrauenskasse selbst unterliegt nicht der unmittelbaren Kassenpflicht. Die Einnahmen müssen jedoch regelmäßig in einem elektronischen Aufzeichnungssystem nacherfasst werden. Zusätzlich muss der Einsatz der Vertrauenskasse dokumentiert werden.
Typische Beispiele sind unbeaufsichtigte Verkaufsstellen an Straßenrändern, Selbstbedienungsstände oder vergleichbare Verkaufsformen ohne anwesendes Kassenpersonal.
Bereits besonders geregelte elektronische Systeme
Umsätze aus bestimmten elektronischen Aufzeichnungssystemen, die bereits nach der Kassensicherungsverordnung von der TSE-Pflicht ausgenommen sind, fallen nicht unmittelbar unter die Kassenpflicht.
Die Einnahmen müssen jedoch regelmäßig in einem elektronischen Aufzeichnungssystem nacherfasst werden, das die Anforderungen des § 146a AO erfüllt.
Juristische Personen des öffentlichen Rechts
Bei juristischen Personen des öffentlichen Rechts werden Umsätze außerhalb ihrer Betriebe gewerblicher Art nicht in die Umsatzgrenze einbezogen.
Die Umsatzgrenze wird für jeden Betrieb gewerblicher Art gesondert geprüft.
Gemeinnützige Organisationen
Bei steuerbegünstigten Körperschaften, Personenvereinigungen und Vermögensmassen werden nur die Umsätze aus Zweckbetrieben und wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben berücksichtigt.
Die Umsatzgrenze wird für jeden Zweckbetrieb und jeden wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb gesondert geprüft. Umsätze aus dem ideellen Bereich und der Vermögensverwaltung werden nicht einbezogen.
Ausgenommene Umsätze zählen häufig trotzdem zur Umsatzgrenze
Besonders wichtig ist die Unterscheidung zwischen der Ausnahme von der unmittelbaren Kassenpflicht und der Berechnung der Umsatzgrenze.
Umsätze aus Plattformgeschäften, außerbetrieblichen Tätigkeiten, mobilen Einrichtungen, Vertrauenskassen und bestimmten besonders geregelten Systemen zählen grundsätzlich weiterhin bei der Prüfung der Grenze von 100.000 Euro.
Eine Ausnahme bedeutet deshalb häufig nur, dass der Umsatz nicht unmittelbar am Verkaufsort in einer elektronischen Kasse erfasst werden muss. Sie bedeutet nicht, dass der Umsatz für die Kassenpflicht insgesamt unberücksichtigt bleibt.
4. Was bedeutet mehr als 100.000 € Gesamtumsatz?
Die Umsatzgrenze bezieht sich nach aktuellem Stand auf den Gesamtumsatz im Kalenderjahr. Das ist ein wichtiger Unterschied zum reinen Barumsatz oder Kassenumsatz.
Das bedeutet: Es zählen nicht nur Einnahmen, die heute über eine Ladenkasse laufen. Auch andere Umsätze können relevant sein, zum Beispiel Rechnungsumsätze, Kartenzahlungen, Umsätze aus mehreren Geschäftsbereichen oder Umsätze aus zusätzlichen Verkaufskanälen.
Für die Vorbereitung sollten Betriebe deshalb nicht nur fragen:
„Wie viel Bargeld nehme ich ein?“
Sondern:
„Wie hoch ist mein gesamter Jahresumsatz?“
✔️ nicht nur Barumsatz betrachten
✔️ nicht nur Kassenumsatz betrachten
✔️ Gesamtumsatz im Kalenderjahr prüfen
✔️ mehrere Geschäftsbereiche zusammen betrachten
✔️ Rechnungsumsätze und Kartenzahlungen mitdenken
✔️ bei Grenzfällen frühzeitig steuerlich prüfen lassen
Beispiele zur Umsatzgrenze
| Beispiel | Einschätzung |
|---|---|
| 85.000 € Gesamtumsatz | Umsatzgrenze nicht überschritten |
| genau 100.000 € Gesamtumsatz | Umsatzgrenze nicht überschritten |
| 120.000 € Gesamtumsatz, davon 30.000 € Bargeld | grundsätzlich betroffen |
| 150.000 € Umsatz fast nur per Kartenzahlung | grundsätzlich betroffen |
| 90.000 € Ladenumsatz + 40.000 € Rechnungsumsatz | grundsätzlich betroffen |
| 120.000 € Gesamtumsatz an einem stationären Verkaufsort | grundsätzlich betroffen |
| 120.000 € Gesamtumsatz an einem temporären Marktstand | Ausnahme von der unmittelbaren Erfassung möglich; tägliche elektronische Nacherfassung erforderlich |
| 120.000 Euro Gesamtumsatz mit einer Vertrauenskasse | Vertrauenskasse kann ausgenommen sein; regelmäßige elektronische Nacherfassung und Dokumentation erforderlich |
| Ausschließlich über eine gesetzlich erfasste Plattform erzielte Umsätze | Plattformausnahme möglich; vorherige Mitteilung erforderlich |
| Einmaliger Sonderumsatz führt zur Überschreitung | Härtefallbefreiung im Einzelfall prüfen |
Praxistipp: Praxistipp: Maßgeblich ist der tatsächliche Gesamtumsatz des Kalenderjahres. Eine feste monatliche Umsatzgrenze gibt es nicht. Bei mehreren Tätigkeiten, Betrieben, Betriebsteilen oder besonderen Umsätzen sollte die Berechnung frühzeitig mit dem Steuerberater abgestimmt werden.
5. Ab wann gilt die Registrierkassenpflicht?
Die Registrierkassenpflicht gilt ab dem 01.01.2028.
Für die erste Anwendung ist der Gesamtumsatz des Kalenderjahres 2027 maßgeblich. Überschreitet ein Unternehmen im Jahr 2027 die Umsatzgrenze von 100.000 Euro, beginnt die Kassenpflicht am 01.01.2028.
Wird die Umsatzgrenze erstmals im Jahr 2028 oder später überschritten, beginnt die Kassenpflicht am 1. April des folgenden Kalenderjahres.
Das bedeutet:
✔️ Umsatzgrenze im Jahr 2027 überschritten: Kassenpflicht ab 01.01.2028
✔️ Umsatzgrenze erstmals im Jahr 2028 überschritten: Kassenpflicht ab 01.04.2029
✔️ Umsatzgrenze erstmals im Jahr 2029 überschritten: Kassenpflicht ab 01.04.2030
✔️ Umsatzgrenze erstmals im Jahr 2030 überschritten: Kassenpflicht ab 01.04.2031
Der Eintritt der Kassenpflicht muss dem zuständigen Finanzamt innerhalb eines Monats nach Beginn der Kassenpflicht elektronisch mitgeteilt werden.
Ein Umsatzrückgang beendet die Kassenpflicht nicht sofort. Die Verpflichtung endet erst mit Ablauf des dritten aufeinanderfolgenden Kalenderjahres, in dem die Umsatzgrenze nicht mehr überschritten wurde.
Beispiel:
Ein Unternehmen erzielt 2027 einen Gesamtumsatz von 110.000 Euro. Die Kassenpflicht beginnt am 01.01.2028.
Erzielt dasselbe Unternehmen anschließend in den Jahren 2028, 2029 und 2030 jeweils höchstens 100.000 Euro Gesamtumsatz, endet die Kassenpflicht mit Ablauf des 31.12.2030.
6. Welche Zahlungen müssen über die Kasse erfasst werden?
Die Kassenpflicht betrifft nicht nur Bargeld. Bei kassenpflichtigen Betrieben müssen auch Zahlungen mit Debitkarte und Kreditkarte über das elektronische Aufzeichnungssystem erfasst werden.
Für den Alltag bedeutet das: Verkauf, Zahlung und Kassenaufzeichnung müssen sauber zusammenpassen. Gerade bei Kartenzahlungen ist es wichtig, dass der Betrag nicht manuell und fehleranfällig vom Kassensystem in ein separates Kartenterminal übertragen werden muss.
Überweisungen und Lastschriften, die direkt über ein Bankkonto abgewickelt werden, sind anders zu betrachten als klassische Kassiervorgänge am Verkaufspunkt.
✔️ Bargeld muss über die Kasse erfasst werden
✔️ Debitkarten und Girocard müssen über die Kasse erfasst werden
✔️ Kreditkarten müssen über die Kasse erfasst werden
✔️ Mobile Payment ist in der Regel wie Kartenzahlung einzuordnen
✔️ Überweisungen und Lastschriften sind gesondert zu betrachten
✔️ Kasse und Kartenterminal sollten sauber zusammenarbeiten
Typische Zahlungsarten
| Zahlungsart | Bedeutung für die Kassenpflicht |
| Bargeld | über die Kasse zu erfassen |
| Debitkarte / Girocard | über die Kasse zu erfassen |
| Kreditkarte | über die Kasse zu erfassen |
| Mobile Payment | in der Regel wie Kartenzahlung zu behandeln |
| Überweisung | gesondert zu betrachten |
| Lastschrift | gesondert zu betrachten |
Für Betriebe mit vielen Kartenzahlungen ist eine direkte Integration zwischen Kassensystem und Kartenterminal besonders sinnvoll. So werden Beträge automatisch übertragen, Zahlungen korrekt dem Vorgang zugeordnet und Tagesabschlüsse leichter nachvollziehbar.
7. Ist die offene Ladenkasse ab 2028 noch erlaubt?
Für einen regulären stationären Betrieb mit mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz reicht eine offene Ladenkasse ab 2028 grundsätzlich nicht mehr aus. Der Betrieb muss ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwenden, das die Anforderungen des § 146a AO erfüllt.
Bei genau 100.000 Euro oder weniger Gesamtumsatz bleibt die offene Ladenkasse grundsätzlich möglich. Auch dann müssen sämtliche Einnahmen und Ausgaben vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und nachvollziehbar aufgezeichnet werden. Der tägliche Kassenbestand muss durch tatsächliches Auszählen ermittelt werden.
Besondere Regeln gelten für bestimmte Tätigkeiten außerhalb der Betriebsstätte, temporäre oder mobile Verkaufseinrichtungen sowie Vertrauenskassen. In diesen Fällen kann die unmittelbare elektronische Erfassung am Verkaufsort entfallen.
Die Einnahmen müssen dann jedoch je nach Fall:
✔️ unverzüglich nach der Rückkehr in die Betriebsstätte,
✔️ täglich oder
✔️ regelmäßig
in einem elektronischen Aufzeichnungssystem nacherfasst werden.
Die Ausnahme betrifft damit häufig nur den Ort und den Zeitpunkt der Erfassung. Ein gesetzeskonformes elektronisches Aufzeichnungssystem bleibt für die spätere Nacherfassung trotzdem erforderlich.
Offene Ladenkasse im Vergleich zum elektronischen Kassensystem
| Offene Ladenkasse | Elektronisches Kassensystem |
| manuelle Kassenberichte | automatisierte Tagesabschlüsse |
| höheres Fehlerrisiko | strukturierte Transaktionsdaten |
| manuelle Nachweise | digitale Auswertungen |
| mehr Aufwand für Steuerberater | DATEV- und Datenexporte |
| schwieriger bei Wachstum | skalierbar für mehrere Kassenplätze |
| keine TSE bei rein manueller Kasse | TSE-Schutz bei elektronischem System |
8. Welche Anforderungen muss eine elektronische Kasse erfüllen?
Ein Kassensystem für die Kassenpflicht 2028 muss die steuerlichen Anforderungen erfüllen und gleichzeitig zuverlässig in den Betriebsalltag integriert werden können.
Das elektronische Aufzeichnungssystem muss insbesondere Geschäftsvorfälle vollständig und nachvollziehbar erfassen, die relevanten Vorgänge mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung schützen und die Kassendaten im Format der DSFinV-K bereitstellen können.
Ab dem 01.01.2028 muss das System außerdem einen elektronischen Beleg in einem standardisierten Datenformat bereitstellen können. Der Bereitstellungsweg kann beispielsweise über einen QR-Code, einen Download-Link, NFC, E-Mail oder ein Kundenkonto erfolgen.
Zu den wesentlichen Anforderungen gehören:
✔️ zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung
✔️ GoBD-konforme und nachvollziehbare Aufzeichnungen
✔️ DSFinV-K-Datenexport für Kassen-Nachschau und Betriebsprüfung
✔️ ordnungsgemäße Tagesabschlüsse
✔️ vollständige Erfassung von Bar- und Kartenzahlungen
✔️ elektronische Belegbereitstellung in einem standardisierten Datenformat
✔️ Papierausgabe, wenn der Kunde eine papierhafte Quittung verlangt
✔️ Unterstützung der elektronischen Kassenmeldung
✔️ Meldung von Anschaffung und Außerbetriebnahme
✔️ ab 2028 Meldung eines Wechsels der TSE
✔️ Exportmöglichkeiten für Steuerberater und Finanzverwaltung
✔️ regelmäßige Softwareupdates
✔️ zuverlässige Einrichtung, Schulung und laufender Support
Anforderungen im Überblick
| Anforderung | Warum sie wichtig ist |
| TSE | schützt Kassenvorgänge vor Manipulation |
| GoBD | sorgt für nachvollziehbare und prüfbare Aufzeichnungen |
| DSFinV-K | standardisierter Datenexport für Prüfungen |
| Kassenmeldung | Meldung elektronischer Aufzeichnungssysteme an die Finanzverwaltung |
| Kartenzahlungsintegration | vermeidet manuelle Fehler zwischen Kasse und Terminal |
| digitale Belege | bereitet auf moderne Belegprozesse vor |
| DATEV-Schnittstelle | erleichtert die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater |
| Cloud- oder Backoffice-Funktionen | ermöglicht Auswertungen, Artikelpflege und Kontrolle |
| Support | wichtig für Einrichtung, Schulung und laufende Fragen |
9. Was gilt heute schon für elektronische Kassensysteme?
Bis zum 31.12.2027 gelten für bereits eingesetzte elektronische Kassensysteme weiterhin die bestehenden Vorschriften.
Wer heute ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion verwendet, muss insbesondere folgende Anforderungen einhalten:
✔️ Schutz der relevanten Kassenvorgänge durch eine zertifizierte TSE
✔️ vollständige und nachvollziehbare Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle
✔️ Einhaltung der Kassensicherungsverordnung
✔️ GoBD-konforme Aufbewahrung der Daten
✔️ DSFinV-K-Datenexport
✔️ Belegausgabepflicht auf Papier oder elektronisch
✔️ elektronische Meldung des Kassensystems an die Finanzverwaltung
✔️ Dokumentation von Änderungen, Ausfällen und Außerbetriebnahmen
Ab dem 01.01.2028 kommen drei wesentliche Änderungen hinzu:
✔️ Kassenpflicht für Unternehmen mit mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz
✔️ elektronische Belegbereitstellungspflicht in einem standardisierten Datenformat
✔️ verpflichtende Mitteilung eines Wechsels der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung
TSE
Die technische Sicherheitseinrichtung schützt Kassenvorgänge vor nachträglicher Manipulation. Elektronische Kassensysteme müssen die relevanten Vorgänge über eine zertifizierte TSE absichern.
GoBD
Die GoBD regeln die ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung elektronischer Aufzeichnungen. Für Kassensysteme bedeutet das unter anderem: Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit und Prüfbarkeit der Daten.
DSFinV-K
Die DSFinV-K ist die digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme. Sie ermöglicht einen standardisierten Export von Kassendaten für Prüfungen.
Kassenmeldung
Elektronische Aufzeichnungssysteme müssen der Finanzverwaltung gemeldet werden. Betriebe sollten prüfen, ob ihre Systeme korrekt gemeldet sind und ob Änderungen, Neuanschaffungen oder Außerbetriebnahmen fristgerecht berücksichtigt werden.
10. Was ändert sich bei Kassenbons und digitalen Belegen?
Bis zum 31.12.2027 gilt weiterhin die bisherige Belegausgabepflicht. Wird ein Geschäftsvorfall mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst, muss ein Kassenbeleg erstellt und dem Kunden angeboten werden. Der Beleg kann auf Papier oder elektronisch ausgegeben werden. Der Kunde muss ihn nicht annehmen.
Ab dem 01.01.2028 wird die Belegausgabepflicht durch eine elektronische Belegbereitstellungspflicht ersetzt. Unternehmer müssen dann unmittelbar nach dem Geschäftsvorfall einen elektronischen Beleg in einem standardisierten Datenformat bereitstellen.
Eine 30-Euro-Grenze wird nicht eingeführt. Der elektronische Beleg muss unabhängig von der Höhe des Belegbetrags bereitgestellt werden.
Der Bereitstellungsweg bleibt technologieoffen. Der elektronische Beleg kann beispielsweise bereitgestellt werden über:
✔️ QR-Code auf einem Kundendisplay
✔️ Download-Link
✔️ NFC
✔️ E-Mail
✔️ Kundenkonto
Der Kunde ist nicht verpflichtet, den elektronischen Beleg herunterzuladen oder anzunehmen. Sein Anspruch auf eine papierhafte Quittung bleibt jedoch bestehen. Ein zukunftssicheres Kassensystem sollte deshalb sowohl einen komfortablen digitalen Belegprozess als auch eine Papierausgabe auf Kundenwunsch unterstützen.
Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Bereitstellungsweg und Datenformat: Ein QR-Code ist der Weg, über den der Kunde den Beleg abruft. Das gesetzlich geforderte standardisierte Datenformat beschreibt dagegen die technische Struktur des eigentlichen Belegs.
POSSUM ermöglicht bereits heute die digitale Belegbereitstellung per QR-Code auf dem Kundendisplay. Die Kassensoftware wird an die verbindlichen Anforderungen des standardisierten Belegformats angepasst.
Ausführliche Informationen finden Sie in unserem Beitrag „Digitaler Kassenbon und Belegbereitstellungspflicht ab 2028“.
11. Welche Branchen sind besonders betroffen?
Gastronomie
Restaurants, Cafés, Bars, Hotels mit Gastronomiebereich und Schnellrestaurants zählen zu den Branchen, die besonders häufig von der Registrierkassenpflicht betroffen sein werden. Wichtig sind schnelle Bedienung, Tischverwaltung, Kartenzahlung, Trinkgeldfunktion, Tagesabschluss und zuverlässige Auswertungen.
✔️ schnelle Bedienung
✔️ Tischverwaltung
✔️ Kartenzahlung inklusive Trinkgeld
✔️ Tagesabschluss
✔️ Auswertungen und Steuerberaterexport
Einzelhandel
Im Einzelhandel geht es um Artikelverkauf, Retouren, Gutscheine, Kartenzahlung, Warenbewegungen und Tagesabschlüsse. Ein modernes Kassensystem hilft, Verkauf, Zahlung und Auswertung sauber zu verbinden.
✔️ Artikelverkauf und Warengruppen
✔️ Retouren und Gutscheine
✔️ Kartenzahlung
✔️ Tagesabschluss
✔️ Waren- und Umsatzanalysen
Bäckerei und Metzgerei
Bäckereien und Metzgereien haben häufig viele kleine Transaktionen pro Tag. Entscheidend sind schnelle Bedienung, einfache Artikelauswahl, robuste Hardware, Kundendisplay, Kartenzahlung und zuverlässige Tagesabschlüsse.
✔️ viele schnelle Kassiervorgänge
✔️ einfache Artikelauswahl
✔️ robuste Hardware
✔️ Kundendisplay
✔️ Kartenzahlung ohne manuelle Betragseingabe
Friseur, Kosmetik und Barber-Shop
Friseure, Kosmetikstudios und Barber-Shops arbeiten oft mit Dienstleistungen, Produktverkauf, Terminen und Trinkgeld. Ein Kassensystem sollte Dienstleistungen, Artikel, Kartenzahlung und Auswertungen einfach abbilden.
✔️ Dienstleistungen und Produkte kassieren
✔️ Trinkgeld sauber abbilden
✔️ Kartenzahlung ermöglichen
✔️ Auswertungen erstellen
✔️ einfache Bedienung im Alltag
Imbiss, Foodtruck und Take-away
Für stationäre Imbisse und Take-away-Betriebe mit mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz gilt grundsätzlich die reguläre Kassenpflicht.
Bei Foodtrucks und anderen mobilen oder temporären Verkaufseinrichtungen greift eine besondere Erleichterung: Am jeweiligen mobilen Verkaufsort muss nicht zwingend ein elektronisches Aufzeichnungssystem vorgehalten werden. Die dort erzielten Einnahmen müssen jedoch täglich in einem gesetzeskonformen elektronischen Aufzeichnungssystem nacherfasst werden.
Die Umsätze des Foodtrucks oder mobilen Verkaufsstands zählen weiterhin bei der Berechnung der Umsatzgrenze.
Auch wenn die unmittelbare Kassenpflicht am mobilen Verkaufsort entfällt, kann ein mobiles Kassensystem im Betriebsalltag erhebliche Vorteile bieten:
✔️ keine doppelte Erfassung der Umsätze
✔️ weniger Fehler bei der späteren Nacherfassung
✔️ Kartenzahlung direkt am Verkaufsort
✔️ unmittelbare digitale Belegbereitstellung
✔️ automatisierter Tagesabschluss
✔️ bessere Auswertungen und Nachvollziehbarkeit
Kiosk, Hofladen und Marktverkauf
Für stationäre Kioske und Hofläden mit mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz gilt grundsätzlich die reguläre Kassenpflicht.
Bei Marktständen, saisonalen Verkaufsständen und anderen temporären oder mobilen Einrichtungen entfällt die unmittelbare Kassenpflicht am jeweiligen Verkaufsort. Die dort erzielten Einnahmen müssen jedoch täglich in einem elektronischen Aufzeichnungssystem nacherfasst werden. Die Umsätze zählen weiterhin zur Umsatzgrenze.
Für unbeaufsichtigte Hofläden oder Verkaufsstände mit einer Vertrauenskasse gilt eine weitere Sonderregelung. Die Vertrauenskasse selbst ist von der unmittelbaren Kassenpflicht ausgenommen. Die Einnahmen müssen regelmäßig elektronisch nacherfasst werden. Zusätzlich muss der Einsatz der Vertrauenskasse dokumentiert werden.
Für den Unternehmer ergeben sich damit zwei mögliche Abläufe:
✔️ unmittelbare Erfassung mit einem mobilen Kassensystem am Verkaufsort oder
✔️ Nutzung der Ausnahme mit anschließender gesetzeskonformer Nacherfassung
Ein mobiles Kassensystem bleibt häufig die einfachere Lösung, weil Umsätze, Kartenzahlungen und Belege direkt am Verkaufsort verarbeitet werden.
Dienstleister und Freiberufler
Auch Dienstleister und Freiberufler können betroffen sein, wenn sie Kundenzahlungen direkt entgegennehmen und der Gesamtumsatz über der Grenze liegt. Dazu können zum Beispiel Studios, Praxen mit Selbstzahlerleistungen, Werkstätten, Beratungsangebote mit Bar- oder Kartenzahlung und andere kundennahe Geschäftsmodelle gehören.
✔️ Kundenumsätze vor Ort prüfen
✔️ Bar- und Kartenzahlungen einordnen
✔️ Gesamtumsatz beachten
✔️ Rechnungsumsätze mitdenken
✔️ Kassenprozess sauber dokumentieren
12. Wie bereiten Sie Ihren Betrieb richtig vor?
Die Kassenpflicht startet nicht erst mit dem Kauf einer Kasse. Eine saubere Umstellung braucht Vorbereitung.
Schritt 1: Umsatz prüfen
Prüfen Sie, ob Ihr Gesamtumsatz im Kalenderjahr mehr als 100.000 € beträgt oder in den nächsten Jahren überschreiten wird.
✔️ Gesamtumsatz berechnen
✔️ mehrere Geschäftsbereiche zusammen betrachten
✔️ Wachstum einplanen
✔️ Grenzfälle steuerlich prüfen lassen
Schritt 2: Zahlungsarten analysieren
Ermitteln Sie, welche Zahlungen Sie annehmen: Bargeld, Debitkarte, Kreditkarte, Mobile Payment, Überweisung oder Lastschrift.
✔️ Bargeld erfassen
✔️ Kartenzahlungen prüfen
✔️ Mobile Payment berücksichtigen
✔️ Überweisungen und Lastschriften getrennt betrachten
Schritt 3: Aktuelle Kassenführung bewerten
Nutzen Sie eine offene Ladenkasse, eine alte Registrierkasse oder bereits ein modernes Kassensystem? Prüfen Sie, ob Ihr System TSE, DSFinV-K, Kassenmeldung und Datenexport unterstützt.
✔️ offene Ladenkasse bewerten
✔️ vorhandene Kasse prüfen
✔️ TSE-Status kontrollieren
✔️ DSFinV-K und Datenexport prüfen
✔️ Kassenmeldung berücksichtigen
Schritt 4: Anforderungen festlegen
Überlegen Sie, welche Funktionen Ihr Betrieb wirklich benötigt: Kartenzahlung, Kundendisplay, digitale Belege, DATEV-Schnittstelle, Cloud-Auswertungen, Artikelverwaltung, mobile Kasse, mehrere Standorte oder Branchenfunktionen.
✔️ Branchenanforderungen erfassen
✔️ Kartenzahlung integrieren
✔️ digitale Belege einplanen
✔️ Steuerberater-Schnittstelle prüfen
✔️ stationäre und mobile Kassenplätze berücksichtigen
Schritt 5: Kassensystem auswählen
Wählen Sie ein System, das nicht nur gesetzeskonform ist, sondern auch zu Ihrem Alltag passt. Eine Kasse muss von Mitarbeitern schnell verstanden werden, im Tagesgeschäft stabil laufen und bei Prüfungen nachvollziehbare Daten liefern.
✔️ einfache Bedienung
✔️ stabile Hardware
✔️ gesetzeskonforme Software
✔️ gute Auswertungen
✔️ zuverlässiger Support
Schritt 6: Einrichtung und Schulung planen
Planen Sie ausreichend Zeit für Stammdaten, Artikel, Steuersätze, Bediener, Zahlungsarten, Beleglayout, DATEV-Export, Kartenzahlung und Mitarbeiterschulung ein.
✔️ Artikel und Warengruppen anlegen
✔️ Steuersätze prüfen
✔️ Bediener einrichten
✔️ Zahlungsarten konfigurieren
✔️ Mitarbeiter schulen
✔️ Testbetrieb einplanen
Schritt 7: Nicht bis Ende 2027 warten
Je näher der Stichtag rückt, desto stärker werden Nachfrage, Lieferzeiten und Umstellungsdruck. Wer früh beginnt, hat mehr Auswahl und kann die Umstellung kontrolliert im laufenden Betrieb testen.
✔️ mehr Auswahl bei Systemen
✔️ weniger Zeitdruck
✔️ bessere Planung
✔️ saubere Schulung
✔️ weniger Risiko im laufenden Betrieb
13. Mit POSSUM auf die Kassenpflicht 2028 vorbereitet sein
POSSUM Kassensysteme sind für Betriebe entwickelt, die eine moderne, einfache und gesetzeskonforme Kassenlösung benötigen. Ob Gastronomie, Einzelhandel, Bäckerei, Friseur, Imbiss, Foodtruck, Hofladen oder Dienstleistungsbetrieb: POSSUM unterstützt Sie bei der Umstellung auf ein elektronisches Kassensystem.
Mit POSSUM erhalten Sie Kassensoftware, passende Hardware, TSE-Unterstützung, Kartenzahlung, digitale Belege, DATEV-Schnittstelle, Auswertungen und persönlichen Support aus einer Hand.
Besonders wichtig für die Kassenpflicht 2028: POSSUM verbindet Kassensystem und Kartenzahlung in einem durchgängigen Ablauf. Der Zahlbetrag kann automatisch an das Kartenterminal übertragen werden, Zahlungen werden dem Kassenvorgang zugeordnet und der Tagesabschluss bleibt nachvollziehbar.
✔️ TSE-konforme Kassensysteme
✔️ integrierte Kartenzahlung
✔️ automatische Übergabe des Zahlbetrags ans Terminal
✔️ digitale Belege
✔️ DATEV-Schnittstelle
✔️ DSFinV-K-Unterstützung
✔️ einfache Bedienung
✔️ stationäre und mobile Kassensysteme
✔️ Cloud-Auswertungen und Artikelpflege
✔️ persönliche Einrichtung und Schulung
✔️ Support an 365 Tagen im Jahr
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Gilt die Registrierkassenpflicht ab 2027 oder ab 2028?
Die Registrierkassenpflicht gilt ab dem 01.01.2028. Überschreitet ein Unternehmen im Kalenderjahr 2027 die Umsatzgrenze von 100.000 Euro, beginnt die Kassenpflicht am 01.01.2028. Bei einer erstmaligen Überschreitung im Jahr 2028 oder später beginnt sie am 1. April des folgenden Kalenderjahres.
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2
Wer ist von der Registrierkassenpflicht betroffen?
Betroffen sind land- und forstwirtschaftliche Betriebe, Gewerbetreibende und Freiberufler mit mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz im Kalenderjahr. Für bestimmte Branchen, Tätigkeiten außerhalb der Betriebsstätte, Vertrauenskassen sowie mobile und temporäre Verkaufseinrichtungen gelten besondere Ausnahmen oder Erleichterungen.
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3
Gilt die Kassenpflicht nur für Gastronomie und Einzelhandel?
Nein. Die Kassenpflicht gilt branchenübergreifend für land- und forstwirtschaftliche Betriebe, Gewerbetreibende und Freiberufler, die die Umsatzgrenze überschreiten. Besonders relevant ist sie für Gastronomie, Einzelhandel, Bäckereien, Metzgereien, Friseure, Kosmetikstudios, Imbisse, Kioske, Werkstätten und weitere kundennahe Dienstleistungsbetriebe. Für mobile, temporäre oder außerbetriebliche Tätigkeiten gelten teilweise besondere Erleichterungen.
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4
Zählt nur der Barumsatz oder der gesamte Umsatz?
Entscheidend ist der Gesamtumsatz im Sinne des § 19 Absatz 2 Satz 1 UStG. Es zählt nicht nur der Barumsatz oder der bisher über die Kasse abgewickelte Umsatz. Auch Kartenzahlungen, Rechnungsumsätze und Umsätze aus weiteren Geschäftsbereichen oder Vertriebskanälen können einzubeziehen sein.
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5
Gilt die Grenze ab 100.000 € oder über 100.000 €?
Die Umsatzgrenze muss überschritten werden. Bei genau 100.000 Euro Gesamtumsatz besteht noch keine Kassenpflicht. Erst bei mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz ist die Grenze überschritten.
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Müssen Kartenzahlungen über die Kasse laufen?
Ja. Bei kassenpflichtigen Betrieben müssen auch Zahlungen mit Debitkarte und Kreditkarte über das elektronische Aufzeichnungssystem erfasst werden. Deshalb ist eine direkte Verbindung zwischen Kassensystem und Kartenterminal besonders sinnvoll.
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7
Sind Überweisungen und Lastschriften ebenfalls Kassenumsätze?
Überweisungen und Lastschriften, die direkt über ein Bankkonto abgewickelt werden, sind anders zu betrachten als Bar- und Kartenzahlungen am Verkaufspunkt. Für viele Betriebe ist deshalb eine saubere Trennung der Zahlungsarten wichtig.
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Ab wann gilt die Kassenpflicht, wenn ich 2027 bereits über 100.000 € Umsatz habe?
Überschreitet Ihr Gesamtumsatz im Kalenderjahr 2027 die Grenze von 100.000 Euro, beginnt die Kassenpflicht am 01.01.2028. Das elektronische Aufzeichnungssystem muss zu diesem Zeitpunkt vollständig eingerichtet und einsatzbereit sein.
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Was passiert, wenn ich die Umsatzgrenze erst 2028 überschreite?
Wird die Umsatzgrenze erstmals im Kalenderjahr 2028 überschritten, beginnt die Kassenpflicht am 01.04.2029. Bei einer erstmaligen Überschreitung in einem späteren Kalenderjahr gilt entsprechend der 1. April des jeweiligen Folgejahres.
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Endet die Kassenpflicht sofort, wenn mein Umsatz wieder unter 100.000 € fällt?
Nein. Ein einmaliger Umsatzrückgang beendet die Kassenpflicht nicht sofort. Nach aktuellem Stand endet sie erst, wenn die Umsatzgrenze in drei aufeinanderfolgenden Kalenderjahren nicht mehr überschritten wurde.
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Ist die offene Ladenkasse ab 2028 noch erlaubt?
Für reguläre stationäre Betriebe mit mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz reicht eine offene Ladenkasse ab 2028 nicht mehr aus. Unternehmen mit höchstens 100.000 Euro Gesamtumsatz können weiterhin eine offene Ladenkasse führen. Besondere Erleichterungen gelten für bestimmte mobile, temporäre oder außerbetriebliche Tätigkeiten sowie für Vertrauenskassen. In diesen Fällen bleibt regelmäßig eine elektronische Nacherfassung erforderlich.
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Welche technischen Anforderungen muss die Kasse erfüllen?
Die Kasse muss ein elektronisches Aufzeichnungssystem sein, das die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Wichtig sind insbesondere TSE, GoBD-konforme Aufzeichnungen, DSFinV-K, Kassenmeldung, Datenexport und nachvollziehbare Tagesabschlüsse.
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Reicht eine einfache Registrierkasse?
Eine einfache Registrierkasse reicht nur, wenn sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllt und zum Betrieb passt. Viele Unternehmen profitieren von einem modernen POS-Kassensystem, das Kasse, Kartenzahlung, Beleg, Auswertung und Steuerberaterexport kombiniert.
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Was ist eine TSE?
TSE steht für technische Sicherheitseinrichtung. Sie schützt Kassenvorgänge vor nachträglicher Manipulation und ist für elektronische Kassensysteme ein zentraler Bestandteil der gesetzlichen Anforderungen.
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Was ist DSFinV-K?
DSFinV-K ist die digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme. Sie ermöglicht einen einheitlichen Export von Kassendaten für Prüfungen.
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Was ist die Kassenmeldung?
Elektronische Aufzeichnungssysteme müssen der Finanzverwaltung gemeldet werden. Betriebe sollten prüfen, ob ihre Kasse korrekt gemeldet ist und ob Änderungen, Neuanschaffungen oder Außerbetriebnahmen berücksichtigt werden
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Gibt es Ausnahmen von der Kassenpflicht?
Ja. Neben einer Härtefallbefreiung im Einzelfall regelt die Kassenpflicht-Ausnahmeverordnung besondere Ausnahmen und Erleichterungen.
Vollständig ausgenommen sind insbesondere Kreditinstitute, beaufsichtigte Versicherungsunternehmen und bestimmte ausschließlich über gesetzlich definierte Plattformen oder Schnittstellen tätige Betriebe.
Für Leistungen außerhalb der Betriebsstätte, Vertrauenskassen sowie mobile und temporäre Verkaufseinrichtungen entfällt häufig nur die unmittelbare Erfassung am Verkaufsort. Die Einnahmen müssen anschließend unverzüglich, täglich oder regelmäßig elektronisch nacherfasst werden.
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Was passiert, wenn ich keine geeignete Kasse einsetze?
Wer trotz bestehender Kassenpflicht kein geeignetes elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet, begeht eine Ordnungswidrigkeit. Der Verstoß kann mit einem Bußgeld von bis zu 25.000 Euro geahndet werden.
Zusätzlich können Mängel bei der Kassenführung zu Rückfragen, Beanstandungen, Hinzuschätzungen und weiteren Folgen bei einer Kassen-Nachschau oder Betriebsprüfung führen.
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Warum sollte ich nicht bis Ende 2027 warten?
Unternehmen, die 2027 die Umsatzgrenze überschreiten, müssen bereits ab dem 01.01.2028 ein einsatzbereites Kassensystem verwenden. Auswahl, Bestellung, Einrichtung, Artikelanlage, Datenübernahme, Kassenmeldung, Kartenzahlungsintegration, Testbetrieb und Mitarbeiterschulung benötigen Zeit.
Je näher der Stichtag rückt, desto stärker werden Nachfrage, Lieferzeiten und Umstellungsdruck. Eine frühzeitige Vorbereitung ermöglicht eine kontrollierte Einführung im laufenden Betrieb.
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Welche Vorteile hat ein modernes Kassensystem außer der Gesetzeskonformität?
Ein modernes Kassensystem spart Zeit, reduziert Fehler, vereinfacht Tagesabschlüsse, verbindet Kartenzahlung und Kasse, unterstützt Steuerberaterexporte, liefert Auswertungen und erleichtert die Steuerung des Betriebs.
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Ist POSSUM für die Registrierkassenpflicht geeignet?
POSSUM Kassensysteme unterstützen Betriebe bei der Umstellung auf ein modernes elektronisches Kassensystem. Dazu gehören TSE-Unterstützung, digitale Belege, DATEV-Schnittstelle, integrierte Kartenzahlung, Auswertungen, Einrichtung, Schulung und Support.
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Was steht im Referentenentwurf für die Registrierkassenpflicht?
Der Referentenentwurf regelt die Einführung einer Kassenpflicht für Unternehmen mit mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz.
Er enthält insbesondere Regelungen zu:
✔️ betroffenen Unternehmen und Tätigkeiten
✔️ der Umsatzgrenze von mehr als 100.000 Euro
✔️ dem Beginn der Kassenpflicht
✔️ der dreijährigen Nachlaufregel bei sinkenden Umsätzen
✔️ der elektronischen Mitteilung an das Finanzamt
✔️ Bußgeldern bei Nichtverwendung eines vorgeschriebenen Kassensystems
✔️ der elektronischen Belegbereitstellung ab 2028
✔️ der Meldung eines TSE-WechselsErgänzend regelt die Kassenpflicht-Ausnahmeverordnung besondere Ausnahmen und Erleichterungen.
15. Quellen und aktueller Stand
Diese Seite wird fortlaufend aktualisiert. Grundlage sind der Referentenentwurf zur Einführung einer Kassenpflicht, die Kassenpflicht-Ausnahmeverordnung sowie die bereits geltenden Vorschriften für elektronische Aufzeichnungssysteme.
Verwendete Quellen im Überblick:
- Referentenentwurf zur Einführung einer Kassenpflicht
- Kassenpflicht-Ausnahmeverordnung
- Pressekonferenz des Bundesfinanzministeriums (16.07.2026)
- Koalitionsvertrag CDU, CSU und SPD 2025 (21. Legislaturperiode)
- BR24: Registrierkassen statt schwarzer Kassen gegen Steuerbetrug
- Haufe: Neue Pläne zur Registrierkassenpflicht
- § 146a Abgabenordnung (gesetze-im-internet.de)
- Kassensicherungsverordnung (KassenSichV)
- BSI: FAQ zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen
- IHK München: Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD)
- BZSt: Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme
- BMF-Schreiben: Beginn der Mitteilungsverpflichtung nach § 146a Abs. 4 AO (28.06.2024)
Der Koalitionsvertrag hat die Registrierkassenpflicht ab 2027 politisch angekündigt. Die tatsächliche Umsetzung folgt 2028. Die konkrete gesetzliche Ausgestaltung befindet sich noch im Verfahren. Sobald finale gesetzliche Vorgaben veröffentlicht sind, wird diese Seite entsprechend angepasst.
