Belegbereitstellungspflicht ab 2028: Was Unternehmer wissen müssen

Bis zum 31.12.2027 gilt für elektronische Kassensysteme weiterhin die Belegausgabepflicht. Wird ein Geschäftsvorfall mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst, muss ein Kassenbeleg erstellt und dem Kunden angeboten werden. Der Beleg kann auf Papier oder elektronisch bereitgestellt werden. Der Kunde ist nicht verpflichtet, ihn anzunehmen.

Ab dem 01.01.2028 wird die Belegausgabepflicht durch eine elektronische Belegbereitstellungspflicht ersetzt. Unternehmer müssen dann unmittelbar nach dem Geschäftsvorfall einen elektronischen Beleg in einem standardisierten Datenformat bereitstellen.

Eine allgemeine 30-Euro-Grenze wird nicht eingeführt. Der elektronische Beleg muss unabhängig von der Höhe des Rechnungs- oder Belegbetrags bereitgestellt werden.

Der Bereitstellungsweg bleibt technologieoffen. Möglich sind insbesondere:

✔️ QR-Code auf dem Kundendisplay
✔️ Download-Link
✔️ NFC
✔️ E-Mail
✔️ Bereitstellung in einem Kundenkonto

Der Kunde muss den elektronischen Beleg nicht herunterladen oder annehmen. Sein Anspruch auf eine papierhafte Quittung bleibt bestehen. Unternehmen sollten deshalb auch künftig eine Papierausgabe ermöglichen, wenn der Kunde diese ausdrücklich verlangt.

Mit POSSUM nutzen Sie bereits heute einen einfachen und datensparsamen digitalen Belegprozess. Nach Abschluss des Kassiervorgangs erscheint auf dem Kundendisplay ein QR-Code. Der Kunde scannt den Code mit seinem Smartphone und öffnet den digitalen Kassenbon ohne App, Registrierung oder Angabe einer E-Mail-Adresse.

Der QR-Code ist der Übertragungsweg zum digitalen Beleg. Das gesetzlich vorgeschriebene standardisierte Datenformat beschreibt dagegen die technische Struktur des Belegs. POSSUM wird die Kassensoftware an die verbindlichen technischen Anforderungen dieses Datenformats anpassen.

Digitale Kassenbons auf dem Vormarsch

Sie möchten eine umweltfreundliche und dazu kostengünstige Alternative zu Ihren bisherigen Kassenbons? Geben Sie Ihren Kunden sämtliche Belege direkt digital auf deren Smartphones. Alles was der Kunde tun muss, ist den angezeigten QR-Code auf dem Kundendisplay zu scannen. Schon erscheint der digitale Kassenzettel auf dem Handy des Kunden in Form einer PDF-Datei. Der Kunde benötigt dafür nicht mal eine spezielle App.

✔️ Bons direkt digital erstellen und auf dem Kundendisplay der Kasse anzeigen lassen

✔️ Kunde: QR-Code scannen - fertig.

✔️ Papier sparen ... und Geld: tun Sie der Umwelt etwas Gutes. Und Ihrem eigenen Geldbeutel. Denn Sie zahlen weniger, als Sie an Geld für Bonrollen ausgegeben hätten

Kassenzettel digital - App unabhängig für alle Ihre Kunden

Sobald der Kunde bezahlt hat, erscheint automatisch ein QR-Code auf dem Kundendisplay der Kasse. Diesen kann der Kunde ohne vorherige Installation einer App scannen. Die sich öffnende PDF kann der Kunde dann speichern, wo immer es ihm beliebt. Er muss weder eine Mail-Adresse hinterlegen noch ähnliche Angaben machen.

✔️ vollkommen digitaler Prozess

✔️ Daten-Arm, dank anonymer Downloadmöglichkeit

✔️ QR-Code Anzeige und selbsterklärender Downloadvorgang

✔️ zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) standardmäßig eingebaut (Signatur wird auf digitalem Bon mit abgedruckt)

Kassenbon und Zahlung digital vereint

Bei den POSSUM® Kassensystemen ist nicht nur der Belegdruck digital und papierlos. Bei sämtlichen unserer Systeme ist die EC-Cash Kartenzahlung direkt eingebaut. Das heißt, Sie benötigen kein weiteres Gerät mehr für das Payment. Alles kommt aus einer Hand.

✔️ schnelle Kartenzahlungsabwicklung

✔️ korrekte Verbuchung im Kassensystem

✔️ Debitkarten (Maestro, V-Pay)

✔️ Kreditkarten (MasterCard, Visa)

✔️ NFC (Apple Pay, Google Pay, Samsung Pay)

Gesetzeskonformer digitaler Kassenbon

Ein digitaler Kassenbon ist bereits nach heutiger Rechtslage zulässig. Der elektronische Beleg muss inhaltlich die Anforderungen eines Papierbelegs erfüllen, vollständig erstellt und dem Kunden zur Entgegennahme angeboten werden.

Bei POSSUM erscheint nach Abschluss des Kassiervorgangs ein QR-Code auf dem Kundendisplay oder bei mobilen Kassensystemen auf dem Hauptdisplay. Über diesen QR-Code kann der Kunde den fertig erstellten Kassenbon direkt öffnen und speichern.

Der Kunde benötigt:

✔️ keine spezielle App
✔️ kein Benutzerkonto
✔️ keine Registrierung
✔️ keine E-Mail-Adresse

Der Kunde ist nicht verpflichtet, den Kassenbon tatsächlich abzurufen. Entscheidend ist, dass der Beleg erstellt und ordnungsgemäß zur Entgegennahme angeboten wurde.

Ab dem 01.01.2028 wird der elektronische Beleg zum gesetzlichen Standard. POSSUM verbindet damit bereits heute einen kundenfreundlichen Bereitstellungsweg mit einem modernen Kassensystem, integrierter Kartenzahlung und einem digitalen Belegprozess.

✔️ digitalen Kassenbon gesetzeskonform anbieten
✔️ Papierverbrauch und Kosten für Bonrollen reduzieren
✔️ Beleg ohne Erfassung personenbezogener Daten bereitstellen
✔️ TSE-Informationen auf dem digitalen Beleg ausgeben
✔️ auf die Belegbereitstellungspflicht ab 2028 vorbereitet sein

Mehr als nur ein digitaler Kassenbon: eBon, E-Rechnung und digitale Bewirtungsbelege

Der digitale Kassenbon wird künftig deutlich mehr sein als nur eine papierlose Alternative zum klassischen Bon. Er entwickelt sich immer mehr zur zentralen digitalen Belegstrecke zwischen Kasse, Kunde und Buchhaltung.

POSSUM Kassensysteme werden deshalb bereits auf kommende Anforderungen rund um die E-Rechnung vorbereitet – zum Beispiel für Formate wie ZUGFeRD oder vergleichbare strukturierte Rechnungsformate. Gerade im B2B-Bereich kann das wichtig werden, wenn ein Kunde nach dem Kauf nicht nur einen einfachen Kassenbon, sondern eine elektronische Rechnung benötigt.

Ein möglicher Weg führt dabei über den eBon: Der Kunde scannt den QR-Code auf dem Kundendisplay oder Kassenbon und gelangt auf eine digitale Belegseite. Dort kann der Beleg nicht nur angezeigt oder gespeichert werden, sondern künftig auch als Einstieg dienen, um zusätzliche Rechnungsdaten zu erfassen – zum Beispiel Firmenname, Rechnungsanschrift, Umsatzsteuer-ID oder E-Mail-Adresse für den Rechnungsversand.

Auch für Bewirtungsbelege wird diese digitale Strecke immer interessanter. Statt Angaben wie Anlass der Bewirtung, bewirtete Personen oder ergänzende Informationen handschriftlich auf Papier zu notieren, können solche Daten künftig direkt digital erfasst und dem Beleg zugeordnet werden. Das spart Zeit, reduziert Fehler und macht die Weiterverarbeitung für Buchhaltung und Steuerberater deutlich einfacher.

Damit wird der digitale Kassenbon zu einem wichtigen Baustein für moderne, gesetzeskonforme und zukunftssichere Kassenprozesse – vom einfachen eBon über digitale Bewirtungsbelege bis hin zur vorbereiteten E-Rechnung.