Kassen Meldepflicht ans Finanzamt

Meldung seit 01.01.2025 möglich und Pflicht

Seit dem 01.01.2025 müssen alle elektronischen Kassensysteme und Registrierkassen dem Finanzamt gemeldet werden. Bereits vorhandene Kassen sind bis spätestens 31.07.2025 nachzumelden. Für neue Kassensysteme, die ab dem 01.07.2025 angeschafft werden, gilt eine Meldefrist von einem Monat. Jede Kasse muss eindeutig einer Betriebsstätte zugeordnet sein. Die Meldung erfolgt ausschließlich elektronisch, z. B. über "Mein ELSTER" oder Software mit ERiC-Schnittstelle.

Formulare oder PDF-Vordrucke stehen für die Anmeldung, Korrektur oder Abmeldung nicht zur Verfügung. Alle Meldungen sind ausschließlich elektronisch gemäß § 146a Abs. 4 AO durchzuführen. Hierzu können Sie "Mein ELSTER" oder Software mit einer ERiC-Schnittstelle nutzen. Moderne Kassensysteme, wie die von POSSUM, bieten zudem die Möglichkeit, die Kasse direkt elektronisch an das Finanzamt zu übermitteln.

Hier finden Sie den Direktlink zu "Mein Elster: Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a Absatz 4 AO Abgabenordnung)" (Account erforderlich)

Gesetzliche Grundlagen zur Meldepflicht für Kassensysteme gem. § 146a Abs. 4 AO

Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems im Sinne des Absatzes 1 erfasst, hat dem nach den §§ 18 bis20 zuständigen Finanzamt nach amtlich vorgeschriebenen Vordruck mitzuteilen:

1. Name des Steuerpflichtigen
   
2. Steuernummer des Steuerpflichtigen
   
3. Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung nach § 146a Abs. 4 Satz 1 Nr. 3 AO (Zertifizierungs-ID (zum Beispiel: BSI-K-TR-nnnn-yyyy; nnnn bedeutet eine vierstellige Nummerierung, yyyy eine vierstellige Jahreszahl) und Seriennummer der TSE)
   
4. Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
   
5. Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme ( je Betriebsstätte / Einsatzort)*
   
6. Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems (herstellerabhängig)
   
7. Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems**
   
8. Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems***

*Sollten in Verbundsystemen mehrere Geräte mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung verbunden sein, so ist jedes einzelne verwendete  Gerät dem Finanzamt mitzuteilen. Sofern einzelne elektronische Aufzeichnungssysteme ohne Kassenfunktion (z.B. Orderhandys) mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion im Sinne von § 146a AO i.V.m. § 1 Satz 1 KassenSichV verbunden wurden, ist nur das elektronische Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion und nicht die damit verbundenen elektronischen Aufzeichnungssysteme ohne Kassenfunktion mitteilungspflichtig.

**Werden elektronische Aufzeichnungssysteme nicht erworben, sondern z. B. geleast oder geliehen, ist statt des Anschaffungsdatums das Datum des Leasingbeginns / Beginn des Leihvertrags / Beginn der Zurverfügungstellung zu übermitteln. Die §§ 145 ff. AO bleiben unberührt.

***Die Mitteilung über die Außerbetriebnahme aller bisher im Betrieb eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme kann mit einer Mitteilung je Betriebsstätte / Einsatzort insgesamt erfolgen, ohne jedes einzelne elektronische Aufzeichnungssystem einzeln aufführen zu müssen.