EKaBS – Elektronischer Kassen-Beleg Standard
Der Elektronische Kassen-Beleg Standard, kurz EKaBS, soll zu einer allgemeinen Erleichterung bei der Handhabung führen und so den Interessen der Konsumenten, der Kassenanwender, der Kunden, der Kassensystembranche als auch den Finanzbehörden dienen. Daher steht der EKaBS ausdrücklich über den Partikularinteressen einzelner und wurde in der Arbeitsgruppe „Elektronischer Beleg“ des DFKA e.V. und in Zusammenarbeit mit dem ZDH (Zentralverband des Deutschen Handwerks), HDE (Handelsverband Deutschland) und der DEHOGA (Deutscher Hotel- und Gaststättenverband) entwickelt.
Rechtliche Grundlagen
Mit Wirkung zum 1.1.2020 ist die Belegausgabepflicht in § 146a Abs. 2 S. 1 AO gesetzlich verankert worden. Das Anbieten einer Belegerstellung reicht nicht aus, der Beleg muss immer tatsächlich (und nachweisbar) erstellt und bereitgestellt werden. Diese fortwährende Bereitstellung von Belegen ist außerdem ein wichtiges Element für eine einfache KassenNachschau. In einigen Branchen, z.B. Bäckereien, wurden bisher nur selten Belege ausgegeben. Seit Ende 2019 gab es eine öffentliche Diskussion über die Belegausgabepflicht, da in der Praxis die gesetzlich vorgesehene Befreiung (§ 146a Abs. 2 S. 2 AO) durch eine enge Auslegung der Finanzverwaltung faktisch ins Leere läuft. Von Politik und Verwaltung werden als Lösung dafür die Erstellung von elektronischen Kassenbelegen favorisiert, weil damit gleichzeitig die Belegpflicht eingehalten und Papier eingespart werden kann. In § 6 KassenSichV sind elektronische Belege ausdrücklich in einem standardisierten Format erlaubt. Der AEAO zu § 146a regelt diverse Details. Durch ein BMF-Schreiben vom 28.5.2020 wird der Anwendungserlass um einige Klarstellungen ergänzt, welche die Anwendung elektronischer Kassenbelege erleichtern bzw. rechtssicherer machen (die Ergänzungen durch das neue Schreiben sind unterstrichen):
- 6.3: „Die Zustimmung des Kunden zur elektronischen Bereitstellung des Beleges bedarf dabei keiner besonderen Form und kann auch konkludent erfolgen.”
- 6.4: „Die Sichtbarmachung eines Beleges an einem Bildschirm des Unternehmers (Terminal/Kassendisplay) allein, ohne die Möglichkeit der elektronischen Entgegennahme nach Abschluss des Vorgangs, reicht nicht aus.”
- 6.6: „Es bestehen keine technischen Vorgaben wie der Beleg zur Entgegennahme bereitgestellt oder übermittelt werden muss. Es ist z. B. zulässig, wenn der Kunde unmittelbar über eine Bildschirmanzeige (z. B. in Form eines QR-Codes) den elektronischen Beleg entgegennehmen kann. Eine Übermittlung kann auch z. B. als Download-Link, per Near-Field-Communication (NFC), per EMail oder direkt in ein Kundenkonto erfolgen.“
Eine elektronische Belegausgabe muss in einem „standardisierten Datenformat“ (z. B. JPG, PNG oder PDF) erfolgen. Das bedeutet in diesem Zusammenhang allerdings nur, dass „Empfang und die Sichtbarmachung eines elektronischen Kassenbeleges auf dem Endgerät des Kunden [...] mit einer kostenfreien Standardsoftware möglich sein“ müssen (Ziffer 6.6). Dadurch bleiben allerdings die von verschiedenen Systemen erzeugten Belege so unterschiedlich, dass sie nicht einheitlich verwaltet und automatisiert ausgewertet werden können. Diese Lücke soll der vorliegende Standard schließen.
Grundanforderungen
Das Projekt soll die folgenden grundlegenden Anforderungen umsetzen:
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Technologieoffenheit: Das bedeutet (a) keine Vorgaben für Art der Implementierung und (b) große Freiheiten bei den „Transportwegen“ des Belegs zum Konsumenten.
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Universelle Nutzbarkeit: Die standardisierten elektronischen Kassenbelege sollen in allen Branchen und in möglichst vielen verschiedenen Systemen umsetzbar sein.
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Implementierung in Stufen: Dies soll einen möglichst schnellen Einsatz in der Praxis erlauben.
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Über nötige Standardisierung hinaus nur Empfehlungen: Die Standardisierung beschränkt sich auf das zur korrekten Funktion und zur Erfüllung der rechtlichen Anforderungen Erforderliche. Um den Standard so einfach wie möglich zu machen, werden darüber hinaus maximal Empfehlungen ausgesprochen.
Der Standard folgt den folgenden Grundprinzipien:
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Die elektronische Darstellung soll die gleichen Informationen enthalten wie die lesbare Form.
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Es ist eine automatisierte Verifikation der Daten der Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) möglich.
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Eine Verifikation ist per Auswertung des Security-Nodes ohne Einbeziehung anderer Daten möglich – bei Bedarf anschließend kann ein automatisierbarer Abgleich mit den anderen Beleginhalten erfolgen. DFKA e.V. 3
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Wo es möglich ist, soll eine weitgehende Anlehnung an die Taxonomie zur Vereinfachung von Definition, Dokumentation, Implementierung und Anwendung erfolgen.
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Momentan gilt eine Beschränkung auf die elektronische Darstellung von Kassenbelegen mit Rechnungscharakter. Es werden zurzeit keine anderen Belegtypen, wie zum Beispiel Lieferscheine, berücksichtigt – Erweiterungen sind grundsätzlich vorgesehen.
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Der Standard ist bewusst kein „Ersatz für die Taxonomie”, d.h.:
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Alle Belege zusammen sollen keine komplette Dokumentation der Kassenführung sein.
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Die Beleginhalte erfüllen haben nicht die gleiche Informationstiefe wie die Taxonomie.
Lizenz
Vom DFKA e.V. als Lizenzgeber werden das EKaBS-JSON-Schema und die Dokumentation unter den Bedingungen der Creative Commons-Lizenz CC BY-SA 4.0 (Namensnennung – Weitergabe unter gleichen Bedingungen 4.0 International) zur Verfügung gestellt. Daraus resultieren folgende Rechte für den Nutzer: Das EKaBS-JSON-Schema und die Dokumentation dürfen vervielfältigt, weiterverbreitet, verändert und in jeder Form genutzt werden (auch kommerziell), solange der Hinweis auf den DFKA e.V. als Lizenzgeber erhalten bleibt und Modifikationen nur unter denselben Bedingungen weitergegeben werden.
Weitere Informationen demnächst.
Quelle: DFKA